Entendiendo el Dashboard (Panel de Control)

El Dashboard es una herramienta esencial para realizar un seguimiento del progreso del negocio y la efectividad del soporte al cliente. En esta función, puedes elegir el embudo del cual deseas ver la información y filtrar por el período deseado. Además, ofrece diferentes niveles de acceso e información, basados en tu rol en la organización: Gerentes, Supervisores y Operadores. Detallemos lo que cada uno puede hacer:

Para Gerentes

Como Gerente, tienes una visión amplia y puedes alternar entre dos vistas principales: Oportunidades y Tickets.

• Oportunidades: Aquí, tienes acceso a un panorama completo, que incluye el volumen de ventas, el número de tratos cerrados, los vendedores más destacados y el progreso detallado de cada etapa en los embudos de ventas registrados.
• Tickets: En esta sección, puedes monitorear todo lo relacionado con la atención al cliente. Esto incluye un gráfico que muestra el volumen de atenciones, detalles sobre las categorías de problemas reportados, el tiempo promedio de resolución, los operadores más destacados y el progreso de cada etapa en los embudos de soporte registrados.

Para Supervisores

Si eres un Supervisor, tu acceso es especializado. Tienes acceso a información similar a la de los Gerentes, pero centrándote exclusivamente en el departamento bajo tu supervisión.

Para Operadores

Como Operador, tienes una vista dirigida a tus actividades específicas.

• Oportunidades: Puedes ver tus ventas totales, detalles sobre las oportunidades que estás gestionando en cada etapa del embudo, el tiempo promedio para cerrar una venta y las tareas asignadas a ti.
• Tickets: Para soporte, tendrás información sobre los tickets que estás gestionando, incluyendo su etapa en los embudos, las categorías de problemas, el tiempo promedio de resolución y las tareas que necesitas completar.

El Dashboard se actualiza continuamente, garantizando que tengas acceso a la información más reciente cuando la necesites. Esperamos que esta guía te ayude a navegar por el Dashboard con facilidad, maximizando la eficiencia de tu gestión y operación.

Usuarios y Niveles de Acceso

En Poli Flow, al igual que en Poli Chat, existen tres tipos de usuarios: Gerente, Supervisor y Operador. La diferencia entre ellos es el alcance del acceso a la información y los permisos de configuración.

• Operador: Visualiza y edita los embudos a los que esté añadido. Además, la visualización de tarjetas se dará de acuerdo con lo definido en cada embudo.
• Supervisor: Visualiza y edita los embudos y tarjetas de su equipo.
• Gerente: Visualiza y edita todos los embudos y tarjetas, además de acceder y editar las configuraciones.

⚠️ ¡Importante! Tu usuario tendrá el mismo nivel de acceso en Poli Flow y en Poli Chat.

Contactos en Poli Flow

Base de Contactos Unificada:

La base de contactos en Poli Chat y Poli Flow es única. Esto significa que los contactos creados dentro de Poli Flow se sincronizan automáticamente con Poli Chat y viceversa. ¡De esta manera, mantienes una base de contactos única y siempre actualizada!

Por lo tanto, además de la ruta mencionada anteriormente, puedes crear contactos directamente desde la pantalla de chats. Y todas las ediciones, incluida la eliminación de contactos, realizadas en el Flow se reflejarán en el chat recíprocamente.

Creación de Contactos

En Poli Flow, entendemos que cada contacto es único. Por eso, ofrecemos la flexibilidad de personalizar los campos de contacto de acuerdo con tus necesidades específicas.
¿Quieres insertar información adicional o mantener las cosas simples? ¡La elección es tuya!

Para iniciar un nuevo contacto, sigue estos simples pasos:

1. Accede a la pestaña "Contactos";
2. Haz clic en "Agregar" para insertar un nuevo contacto en el sistema.

Campos Estándar del Contacto:

• Nombre del contacto
• CPF (NIF/RUT)
• RG (Documento de Identidad)
• Cargo
• Fecha de nacimiento
• Dirección completa (Calle, Número, Barrio, Ciudad, Estado, País, Código Postal)
• Correo electrónico
• Teléfono

Además de la información básica, ¡Poli Flow te permite personalizar este registro de acuerdo con la información que es importante para tu negocio! Para más información, consulta Formularios Personalizados.

Después de la creación, tienes total libertad para editar, visualizar o, si es necesario, eliminar el contacto. Recuerda, la eliminación es definitiva y no se puede revertir, así que usa esta opción con precaución.

Relación con el Campo Empresa

Al añadir el campo 'Empresa' al formulario de contactos, creas un vínculo entre ellos. Esto te permitirá, al acceder a un contacto, saber a qué empresa pertenece y conseguir información más completa sobre tu base de clientes.

Empresas en Poli Flow

Crear un perfil de empresa en Poli Flow es tan intuitivo como gestionar contactos individuales, pero con funcionalidades adaptadas a las necesidades corporativas.

Comenzando una nueva empresa:
a. Navega hasta la pestaña "Empresa".
b. Selecciona "Agregar" para iniciar el registro de una nueva empresa.

Personaliza con Formularios Personalizados

Al igual que con los contactos, puedes añadir u ocultar campos según sea necesario, adaptando el Flow a la realidad de tu empresa. Consulta cómo hacerlo en Formularios Personalizados.

Campos Estándar

• Nombre de la empresa
• Correo electrónico
• CNPJ (NIF/RUT)
• Teléfono
• Sitio web

Para evitar duplicados, Poli Flow utiliza validadores, como el CNPJ, asegurando que cada empresa registrada sea única.

Base de Empresas Unificada

Al igual que con los 'Contactos', la base de 'Empresas' en Poli Chat y Poli Flow es única. Esto significa que las creaciones y ediciones realizadas en el Flow también se reflejarán en el chat.
¡De esta manera, también puedes crear una Empresa o vincularla a un Contacto a través de la pantalla de chats!

Embudos en Poli Flow

Creando un Nuevo Embudo

Crea varios embudos directamente en la configuración, garantizando que cada aspecto de tu proceso de ventas o soporte esté meticulosamente mapeado.

Al crear un embudo, defines:

• Nombre correspondiente;
• Tipo de embudo: elige si es un embudo de ventas o soporte;
• Visibilidad de las tarjetas: define el nivel de visualización que tendrán los usuarios;
• Permisos de acceso: elige los usuarios o equipos que tendrán acceso a este embudo.

Definición de Etapas

Después de crear el embudo, crea las etapas necesarias y dale a las etapas de tu embudo los nombres que tengan más sentido para tu equipo, facilitando la identificación rápida y aumentando la eficiencia.

Filtros

Los filtros te permiten acceder rápidamente a información más específica. Puedes filtrar por fecha, estado, responsable y empresa.

Exportación de Datos del Embudo

Usando el botón de exportación, puedes exportar la información del embudo seleccionado. Toda la información se exportará a un archivo de Excel.

Gestionando Oportunidades y Tickets con Tarjetas

En Poli Flow, entendemos que la gestión efectiva de oportunidades y tickets es crucial para el éxito de tu negocio. Por lo tanto, ofrecemos una herramienta versátil de tarjetas, diseñada para adaptarse a tus necesidades específicas.

Tipos de Tarjetas

Existen dos tipos fundamentales de tarjetas disponibles:

• Oportunidad: Ideal para realizar el seguimiento de leads y ventas potenciales.
• Ticket: Perfecto para gestionar solicitudes de soporte y atención al cliente.

El tipo de tarjeta que puedes crear depende del "tipo de embudo" elegido al configurar un nuevo embudo:

• Ventas: Embudos designados para la creación de oportunidades.
• Soporte: Embudos orientados a la gestión de tickets.

Creación de Tarjetas

• En el embudo: Usando el botón 'Crear Oportunidad' o 'Crear Ticket' para incluir nuevas tarjetas.
• En las pestañas de Oportunidades o Tickets: Facilitando la organización y el acceso rápido.

Visualización y Gestión de Tarjetas

Las tarjetas se visualizan en formato Kanban, permitiendo una organización intuitiva y dinámica.

La información principal mostrada incluye:

• Fecha y hora del contacto
• Nombre del contacto y de la empresa
• Valor de la oportunidad
• Agente responsable
• Detalles de interacción reciente
• Tareas y notas

En la tarjeta, también es visible la función 'Abrir chat'. Al hacer clic en este ícono, serás redirigido a la conversación con el contacto vinculado a la tarjeta, facilitando la comunicación y el acceso a la información.

En la barra lateral de un contacto en la pantalla de chats, es posible visualizar las oportunidades y tickets abiertos vinculados a este contacto.

Además, las tarjetas ofrecen funcionalidades como arrastrar y soltar entre etapas, edición, transferencia de responsabilidad y mucho más.

Estados de las Tarjetas

Los estados de las tarjetas pueden ser: Abierto, Resuelto/No Resuelto, Ganado/Perdido, Archivado/Congelado.

• Abierto: Una tarjeta que aún se está gestionando, transitando por las etapas del embudo.
• Resuelto/No Resuelto: En los embudos de soporte, los tickets pueden marcarse como 'resuelto' o 'no resuelto' cuando llegan al final del proceso. Un consejo importante es configurar 'Motivos de Finalización' para facilitar la recolección de datos.
• Ganado/Perdido: En los embudos de ventas, las oportunidades pueden marcarse como 'ganado' o 'perdido' cuando llegan al final del proceso. Un consejo importante es configurar 'Motivos de Finalización' para facilitar la recolección de datos.
• Congelado: Al congelar una tarjeta, permanecerá con este estado hasta el día y la hora definidos en el momento de la congelación. Al llegar el día y la hora especificados, la tarjeta volverá automáticamente al estado 'abierto'.

Maximizando la Personalización con Campos Personalizados en Poli Flow

Entendemos que cada negocio es único, por eso Poli Flow ofrece la flexibilidad de personalizar los datos que gestionas. Con los campos personalizados, el gestor del Flow tiene el poder de adaptar la plataforma a las especificidades de tu operación, garantizando que toda la información relevante esté siempre a mano.

Entidades y Aplicabilidad de los Campos Personalizados:

Los campos personalizados pueden vincularse a las siguientes entidades, apareciendo siempre al final del formulario correspondiente:

• Empresa: Visible en todos los perfiles de empresas.
• Contacto: Disponible en todos los contactos.
• Oportunidades o Tickets: Pueden configurarse para aparecer en todos los embudos o solo en embudos específicos.

Tipos de Campos Personalizados:

Para satisfacer diversas necesidades de información, los campos personalizados pueden crearse en los siguientes formatos:

• Número;
• Texto Corto;
• Texto Largo;
• Fecha;
• Fecha y Hora;
• Hora;
• Teléfono;
• Moneda;
• Selección Casilla de Verificación (Checkbox);
• Selección Única;
• Selección de Lista;
• Interruptor (Switch);
• Correo Electrónico;
• Conexión;
• Persona.

Configurando un Campo Personalizado:

Al crear un nuevo campo, serás guiado por un proceso simple, seleccionando:

• Nombre del campo: Define un nombre claro y descriptivo;
• Tipo de campo: Elige el formato que mejor se adapte a la información que deseas capturar;
• Pertenece a la entidad: Elige si este será un campo para Empresa, Contacto, Oportunidad o Ticket;

Formularios Personalizados en Poli Flow

Los formularios personalizados son una poderosa herramienta en Poli Flow, diseñada para moldear la entrada de datos de acuerdo con las necesidades únicas de tu negocio. Ya sea para registrar nuevas empresas, contactos, actividades, tickets u oportunidades, la personalización de los formularios asegura que recopiles exactamente la información necesaria.

Creando y Editando Formularios Personalizados:
Visión General

Todos los formularios registrados en el sistema se muestran, permitiendo la creación fácil de nuevos y la edición de los existentes.

Cómo crear un nuevo formulario

1. Haz clic en 'Agregar' para abrir la ventana emergente de selección de la entidad para la cual deseas crear el formulario.
2. Los formularios pueden vincularse a:
3. • Empresa: Siempre se muestran al crear una nueva empresa;
   • Contacto: Disponibles al crear un nuevo contacto;
   • Oportunidades o Tickets: Configurables para ser estándar en el embudo seleccionado;

1. Elige los campos que deseas incluir. Todos los campos, incluidos los personalizados creados previamente, son arrastrables, facilitando la organización de tu formulario.

Los campos personalizados que creaste anteriormente aparecerán aquí para que puedan añadirse a un formulario.

Unicidad y Campos Obligatorios:

• Regla de Unicidad: Para evitar confusiones y superposiciones, no está permitido activar más de un formulario para la misma condición. Por ejemplo, no puede haber dos formularios diferentes para el registro de contactos en la misma situación.
• Campos Obligatorios y Opcionales: Dentro de un mismo formulario, tienes la libertad de definir qué campos son obligatorios y cuáles son opcionales, ofreciendo flexibilidad en la recolección de datos sin comprometer la integridad de la información.

Dominando Tareas en Poli Flow

En Poli Flow, las tareas son herramientas versátiles que sirven tanto como recordatorios como desencadenantes para el envío de mensajes programados.

Cómo Crear una Nueva Tarea

• Inicio Rápido: Accede a la pestaña de tareas y haz clic en "Agregar" para comenzar.
• Detallado de la Tarea: Completa los campos necesarios para especificar:
• • Asunto: Lo que necesita hacerse.
  • Responsable: Quién está encargado de la ejecución.
  • Tipo: La naturaleza de la tarea.
  • Fecha y Hora: Define cuándo se debe realizar la tarea. Se enviará una notificación a la persona responsable en la fecha y hora programadas para garantizar el cumplimiento.
  • Entidad Asociada: Vincula la tarea a una entidad específica (empresa, contacto, oportunidad, etc.) para contextualización.
  • Observaciones: Cualquier detalle adicional que pueda ayudar en la ejecución de la tarea.

Programación de Mensajes

Imagina poder planificar con anticipación esa comunicación crucial con tu cliente, garantizando que no se pierda ninguna oportunidad de seguimiento o informe. Con nuestra función de programación de mensajes, esto es increíblemente simple.

¿Cómo Funciona?

Al programar un mensaje, nuestro sistema se encarga de enviarlo automáticamente en la fecha y hora especificadas. Ya sea un mensaje de plantilla predefinida o un mensaje simple para conversaciones abiertas, tienes control total sobre el contenido y el momento de la comunicación.

Pasos para una Programación Perfecta

1. Selecciona el canal: Elige por dónde se enviará el mensaje, adaptándose a la preferencia del cliente o a la naturaleza de la comunicación.
2. Elige la plantilla: Selecciona la plantilla que más se adapte a este contacto o escribe un mensaje simple, si la ventana de conversación está abierta.
3. Define el contacto: Especifica quién recibirá el mensaje, asegurando que la comunicación llegue a la persona correcta.
4. Programa fecha y hora: Determina cuándo debe enviarse el mensaje, planificando con precisión el momento ideal para el contacto.
5. Programa mensajes importantes y deja que nuestro sistema los envíe en el momento adecuado, sin fallos.
6. Cuando el cliente responda, la conversación puede reanudarse inmediatamente, facilitando el flujo de comunicación y la resolución de demandas.

Motivos de Finalización

Comprender por qué una oportunidad o ticket fue ganado o perdido es crucial para la mejora continua de tus estrategias comerciales. En Poli Flow, facilitamos este proceso con la funcionalidad de Motivos de Finalización.

Creación y Gestión de Motivos de Finalización:

• Definición Clara: Al cambiar el estado de oportunidades y tickets a ganado/resuelto, asícialos a un Motivo de Finalización específico. Esto ayuda a categorizar los resultados de manera que puedan analizarse fácilmente posteriormente.
• Flexibilidad de Estado: Los motivos pueden ajustarse entre "activo" e "inactivo", permitiéndote refinar continuamente las opciones disponibles sin perder el historial de datos.

Submotivos para un Detalle Extra

Para un análisis más granular, puedes registrar Submotivos. Esto es especialmente útil para comprender matices específicos, como una oportunidad perdida debido a precios más competitivos de un competidor.

Ejemplo Práctico

• Motivo Principal: Oportunidad Perdida
• Submotivo: El cliente optó por un competidor
• Detallado: Valor más económico ofrecido por el competidor

Beneficios de la Funcionalidad

• Información Valiosa: Comprende mejor las tendencias en tus interacciones de ventas y soporte, identificando áreas de mejora y refuerzo.
• Decisiones Estratégicas: Utiliza esta información para ajustar tácticas, ofertas y enfoques, alineando mejor tus estrategias con las expectativas y necesidades del mercado.

Organiza y Destaca con Etiquetas

Las etiquetas en Poli Flow son recursos excelentes que facilitan la clasificación y organización visual de tus oportunidades y tickets. Con colores personalizables y flexibilidad de aplicación, se vuelven indispensables en tu gestión diaria.

Creando y Gestionando Etiquetas:

• Puedes crear nuevas etiquetas fácilmente en la pestaña "Etiquetas".
• Cada etiqueta puede personalizarse con un color específico, haciendo la identificación visual instantánea. Esta característica es ideal para resaltar prioridades, tipos de clientes, fases de oportunidades o cualquier otra clasificación relevante para tu equipo.
• Para añadir etiquetas a tus formularios, simplemente añade el campo al registrarlos.

Estado Ajustable: Al igual que otros elementos en Poli Flow, el estado de una etiqueta puede cambiarse entre activo e inactivo, permitiéndote mantener solo las opciones más relevantes en uso sin perder el historial de clasificaciones anteriores.

Eliminación de Etiquetas: Cuando una etiqueta ya no es necesaria, puede eliminarse. Esta acción simplifica el mantenimiento de un sistema de etiquetado limpio y relevante.

Aplicando Etiquetas

Las etiquetas pueden asignarse tanto a oportunidades como a tickets, proporcionando un método efectivo para organizar elementos basados en criterios definidos por el equipo. Esto optimiza la visualización de información y la toma de decisiones estratégicas.

Beneficios de las Etiquetas

• Mejora de la Organización: Con etiquetas, es más fácil agrupar y visualizar oportunidades y tickets por categorías, facilitando el seguimiento y la gestión.
• Visualización Rápida: Los colores y el estado de las etiquetas ofrecen pistas visuales inmediatas sobre la naturaleza o prioridad de un elemento, mejorando la eficiencia del equipo.

Configurando Categorías de Tickets

La categorización efectiva de tickets es crucial para organizar y priorizar el soporte al cliente dentro de Poli Flow. Con las categorías de tickets, puedes segmentar y gestionar las solicitudes de soporte de manera más eficiente, garantizando que cada ticket sea tratado por el equipo correcto y en el tiempo adecuado.

Cómo Añadir una Nueva Categoría de Tickets

1. Accede a 'Configuración' y luego a 'Categorías de Tickets'.
2. Haz clic en 'Agregar'. Se te solicitará que proporciones:
3. • Nombre: Define un nombre distintivo para la categoría.
   • Descripción: Ofrece una breve descripción para aclarar el propósito de la categoría.

Gestión de Categorías

• Cambio: Al hacer clic en "Cambiar", puedes editar el nombre, la descripción y el estado de la categoría. Esto te permite ajustar las categorías a medida que evolucionan las necesidades.
• Estado de la Categoría: Alterna fácilmente entre "Activo" e "Inactivo", permitiéndote mantener la categoría sin mostrarla como una opción para nuevos tickets, sin perder la estructura de categorías existente.
• Eliminación: Si una categoría ya no es necesaria, puede eliminarse. Ten en cuenta que esta acción es definitiva y no podrá deshacerse, así que procede con precaución.

Importancia de las Categorías de Tickets
Categorizar tickets permite una clasificación más rápida y efectiva. Además, el análisis de tendencias de soporte se vuelve más accesible, ayudando a identificar áreas que requieren atención adicional o mejoras en el servicio.